こんにちは。やもともりです。
みなさんは、日々どのようにスケジュールを管理していますか？
人それぞれ性格や生活スタイルが異なるため、自分に合ったスケジュール管理方法を見つけて実践することが大切ですよね。
私は心配性なので、ついスケジュールを何度も確認する癖があり、必要以上に時間と労力を使っていると自覚していました。
どうしたら抜け漏れなく効率的なスケジュール管理ができるだろうかと色々試した結果、以下の状態に落ち着いています。
■ スケジュールやタスクを漏れなく管理したい
⇒ 何をどこに書くかを決めて分類する
■ 毎週、毎月、毎年繰り返す予定の入力漏れや手間を減らしたい
⇒ カレンダーアプリの「繰り返し機能」を活用する
■ 安心できる機能を使い、予定を確認する回数を減らしたい
⇒ 「時計アプリ」のアラーム機能を使う
やもともり
主にiPhoneのアプリでスケジュールを管理しています。
Androidスマホでも似たような機能を使えば同じような管理が可能です。
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何をどこに書くかを決めて分類する
何をどこに書くかを決めて分類することで、過度な確認や確認漏れが防げます。私は何かを記録したいとき、以下の基準で分類しています。
ここからは、使用していアプリや自分なりの使い方についてそれぞれ説明します。
急ぎのものや日付が決まっている予定は「カレンダーアプリ」に入力
急ぎのものや、日付が決まっている重要な予定については、カレンダーアプリに入力しています。主に仕事や娘の学校行事など。
私は「Moca」というカレンダーアプリを「iOSカレンダーアプリ」と同期させて使っています。
やもともり
Mocaは見やすくてシンプルで使いやすいです。
他の予定と重なると困るものや重要な予定には「★マーク」や絵文字を付けて目立たせます。色分けや細かい時間設定もできますが、私はその日の予定をシンプルに入力するだけ。
やもともり
「★9：00 授業参観 上履き持参」など。
また、カレンダーアプリの多くに「仕事やプライベートを分類する機能」が付いていますが、私は使っていません。いちいち分けて入力することは手間ですし、予定の重複の見落としが怖いためです。色がごちゃごちゃするのも好きではありません。
なお、たくさんの予定を細かく管理したい場合は「Moca」ではなく「シンプルカレンダー」や「Googleカレンダー」がオススメです。
日付が決まっていないことはメモアプリの「時間があるときにやること」メモに入力
日付が決まっていない予定はiPhoneの「メモアプリ」の「時間があるときにやること」というメモに記録しています。
「時間があるときにやること」メモは週に1回確認。重要な予定には「★マーク」や絵文字を付けて目立たせるようにしています。
予定ではなく備忘として残しておきたい情報は、iPhoneの「メモアプリ」のメモにジャンルごとに記録。必要なときにだけ見直しています。
以前は色々なアプリに情報を記録したり、紙に書いて残したりもしていました。しかし、その方法では同じような情報をあちこちに書いてしまい、見返すことが大変でした。
そのため現在は、使うアプリの数を絞って管理をシンプルにしています。
カレンダーアプリの「繰り返し機能」を活用する
繰り返しの予定は、上述したカレンダーアプリ「Moca」の繰り返し機能を使うことで入力漏れや手間を減らしています。
繰り返し機能では次のような予定やタスクを管理しています。
- 毎週決まった曜日（例：各種ゴミ出し、「時間があるときにやること」メモのチェック）
- 毎月同じ日 （例：娘に毎月のお小遣いを渡す、友達とランチの場所を相談）
- 毎年同じ日 （例：家族の誕生日）
ちなみに、毎日おこなう細かいタスクについてはカレンダーアプリには記録しません。スケジュールがごちゃごちゃして、見るだけでプレッシャーを感じるからです
毎日のタスクは「メモアプリ」の「やることリスト」に記録しており、毎朝やり忘れがないか確認しています。
繰り返しの予定を簡単に管理する別の方法3選
例えば知り合いの誕生日など、カレンダーアプリに入力はしないけれど通知があると便利な情報は、以下いずれかの方法で管理すると便利です。
①iPhoneの「リマインダーアプリ」
まずはiPhoneの「リマインダーアプリ」。
予定時間に通知が届きますし、やり残しのタスクがあるとスマホのホーム画面でリマインダーアプリに赤丸のバッチが出るので、通知を見落としても安心です。
繰り返しの設定もできます。
②LINEのリマインダー機能「リマインくん」
LINEに通知が届く「リマインくん」は簡単にリマインダーを設定できるので、LINEをよく使う人にオススメです。
③Google Apps Script（GAS）で毎年指定の日時にメールを送る
上記の「リマインダーアプリ」や「リマインくん」はとても便利ですが、たくさんの予定を入れたい場合は一件ずつ入力するのが手間です。
そのため私は、知り合いの誕生日や毎年日付が決まっているちょっとしたイベントの情報を「Googleスプレッドシート」で管理しています。
「Googleスプレッドシート」と「Google Apps Script（GAS）」（Googleサービスを自動化できる仕組み）を使うことで、毎年予定日の朝8時にメールが届きます。
スプレッドシートを使ったことがある人にオススメの方法です。
GASを使った通知設定の手順（タップで開閉）
パソコンでGoogleドライブを開いて「新規」をクリック（※Googleアカウントにログインが必要）▼
「Googleスプレッドシート」をクリック▼
スプレッドシートの名前を「指定日にメール送信」などにする▼
A列～C列に以下のようなタイトルを付け、その下にそれぞれ情報を入力する▼
※Ａ列にイベントの名前（鈴木さんの誕生日など）、Ｂ列に毎年通知を送る日付（10/5など西暦無しで）、Ｃ列に通知を送りたいメールアドレスを入力
「拡張機能」をクリックし「Apps Script」をクリック▼
Apps Scriptのプロジェクト編集画面になるので、
function myFunction() {
}
という3行分の記述を消し、専用のコードを貼り付ける▼
【専用のコード】
- function createTriggerAtSpecificTime() {
- // 既存のトリガーを確認し、同じトリガーがあれば削除
- var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
- for (var i = 0; i < triggers.length; i++) {
- if (triggers[i].getHandlerFunction() === 'sendEmailsAt8AM') {
- ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
- }
- }
- // 毎日8時0分に実行されるトリガーを作成
- ScriptApp.newTrigger('sendEmailsAt8AM')
- .timeBased()
- .atHour(8)
- .nearMinute(0) // 8時0分
- .everyDays(1) // 毎日実行
- .create();
- }
- function sendEmailsAt8AM() {
- var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
- var lastRow = sheet.getLastRow();
- // 今日の日付を取得（時間を00:00に設定）
- var today = new Date();
- today.setHours(0, 0, 0, 0); // 時間をリセット
- for (var i = 2; i <= lastRow; i++) { // ヘッダーがある場合、2行目から開始
- var dateCell = sheet.getRange(i, 2).getValue(); // B列の日付を取得
- var email = sheet.getRange(i, 3).getValue(); // C列のメールアドレスを取得
- var title = sheet.getRange(i, 1).getValue(); // A列のタイトル
- var body = title; // メール本文もタイトルと同じ
- // B列の日付が空白の場合
- if (dateCell === '') {
- Logger.log('B列の日付が空白の行: ' + i);
- continue; // 空白の場合は次の行へ
- }
- // B列の日付が今日と一致する場合、メールを送信
- if (dateCell instanceof Date && // dateCellがDateオブジェクトかどうかを確認（falseの場合、以下の処理は実行されない）
- dateCell.getMonth() === today.getMonth() &&
- dateCell.getDate() === today.getDate()) {
- if (email) {
- try {
- MailApp.sendEmail(email, title, body);
- Logger.log('メール送信成功: ' + email);
- } catch (e) {
- Logger.log('メール送信失敗: ' + email + ' - ' + e.message);
- }
- }
- }
- }
- }
「保存」ボタンのマークを押し、そのあと右隣りの「▷実行」ボタンをクリック▼
「承認が必要です」というポップアップ画面がでるので、「権限を確認」をクリック▼
ログイン中のアカウントをクリック▼
「詳細」をクリック▼
「無題のプロジェクト（安全ではないページ）に移動」をクリック▼
「無題のプロジェクト が Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面になったら、下の方にある「許可」をクリック。▼
※ログインしているGoogleアカウントのgmailにセキュリティ通知メールが届く。そのメールは不要なので削除してOK。
この画面に戻ったら設定は完了▼
指定日時の朝8時ごろにメールが届くようになります。（※なお、送信元は自分のgmailアドレスです）
「無題のプロジェクト」スプレッドシートと「指定日にメール送信」スプレッドシートは閉じてOKです。
やもともり
コードを少し変更すれば、メールではなく自分のLINEに送ることもできます。
他にもGASを使えば、「決まった曜日にメールを送る」、「毎月1日にLINEを送る」など、細かく設定ができます。
「時計アプリ」のアラーム機能を使う
遅刻を予防するために、iPhoneの「時計アプリ」のアラーム機能は欠かせません。
起床時間や娘を起こす時間、娘の登校時間にそれぞれアラームが鳴ります。
繰り返し機能で「毎週月曜～金曜」と設定しているので、アラームのかけ忘れがなく安心です。
上記以外でも、待ち合わせがある日や予約していた病院に行く日などは、必ず出発時間の前に鳴るようアラームを設定します。
「カレンダーアプリ」にも通知機能はあるのですが、別のことに集中していると通知に気づきづらいので私は使っていません。
「時計アプリ」のアラーム機能なら別のことをしていてもアラームが分かりやすいですし、止めるまでしばらく音楽が鳴り続けます。
イヤホンをつけて音楽を聴いているときも、アラーム音が優先されることがありがたいところ。アラームが鳴るとイヤホンから音が聞こえなくなります。
重要ではない通知はすべてオフ
重要ではない要件についてまで通知が頻繁に出たり、アプリに赤丸のバッチが届くと、重要な通知を見落としがち。
そのため私は「すぐに確認が必要な要件（仕事で使うアプリ、小学校指定のアプリ、知り合いから届くLINE）」のみ通知をオンしています。
やもともり
メールアプリは基本的に通知をオフにし、毎日時間を決めて確認しています。
おわりに
スケジュール管理の方法を安心できる内容にしたことで、無駄な確認癖をやわらげ、効率的にタスクをこなせるようになりました。
時代が進むにつれ、新しい便利なツールが次々と登場しますね。
自分自身の好みや生活スタイルも毎年少しずつ変化しているため、今後も定期的に自分に合ったスケジュール管理の方法を見直していこうと思います。
